Para mantener a tu empresa actualizada tecnológicamente y poder crecer de manera ordenada, es muy importante la digitalización de sus documentos. 

La digitalización de los documentos genera muchos beneficios, además del ahorro de espacio, con respecto a los documentos físicos, poder encontrar la información que desea con solo unos clics puede suponer un gran ahorro de tiempo. 

Pero en esta nota vamos a concentrarnos en el ahorro de costos generado por la disminución del uso de papel, impresión, traslado y almacenamiento.

Aquellas organizaciones que no se digitalizan operan de forma más lenta que su competencia digitalizada

  • Uso de papel e impresión:

Muchas compañías están tomando medidas ecológicas como parte de sus políticas de RSE. Una de estas medidas es dejar de imprimir papeles de forma innecesaria y crear y gestionar los documentos de forma digital.

Este proceso se lo conoce como despapelización, lograr esto en una empresa es muy importante, no solo por el ahorro de costo que le genera a la empresa, si no también por el aporte al cuidado del medio ambiente y la reducción de la tala de árboles en toda la región.

  • Traslado de documentos:

Compartir un documento físico con compañeros o externos no es lo más ágil y rápido. Si el documento está digitalizado, se puede enviar rápidamente a una o más personas sin importar donde se encuentren físicamente para su revisión o incluso para su firma, evitando los costos de mensajería que se requieren para mover el papel, además de ahorrar tiempo y evitar pérdidas de documentación importante.

Automatiza tareas minimiza errores humanos y agiliza tiempos y envío de los documentos entre áreas o personas sin importar dónde se encuentren físicamente. 

  • Almacenamiento:

Tener un gran volumen de archivos físicos, exige tener un gran espacio para almacenamiento, un orden para poder encontrarlos, personal, muebles y las medidas de seguridad necesarias para preservarlos y evitar accidentes.

Para el caso de los documentos digitales, estos costos se eliminan, su almacenamiento es mucho más seguro, las herramientas de búsqueda nos permiten encontrar cualquier documento con solo algunos clics y no hay riesgo de deterioro.

Administra de manera segura y eficiente los documentos de tu empresa desde un único lugar, mejora su organización y reduce los tiempos de búsqueda de los documentos. 

¿Y vos, qué estás esperando digitalizar tu empresa y reducir costos?

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