La Gestión de Documentos Digitales se ha convertido en una tarea fundamental para muchas empresas, ya que cada vez son más los documentos se generan y se almacenan en formato digital.
En el área de Recursos Humanos, la gestión de documentos también es importante, ya que se manejan con documentos, tales como; contratos laborales, legajos, nóminas, expedientes de empleados, documentos bancarios, recibos de sueldo entre otros.
LumbreDocs, es una herramienta que te permite gestionar y almacenar documentos en formato digital de manera organizada y eficiente. Los documentos pueden ser escaneados y subidos al sistema o pueden ser creados directamente.
Una vez que los documentos están en el sistema, se pueden buscar y acceder fácilmente a través de un motor de búsqueda integrado a través de varios tipos de filtros. Los documentos se pueden editar y actualizar en tiempo real, y se pueden compartir con los empleados de tu empresa manera segura y controlada.
Ventajas LumbreDocs para el área de RR.HH:
- Ahorro de tiempo y espacio: LumbreDocs Ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y espacio, ya que elimina la necesidad de almacenar y buscar documentos físicos. Esto reduce el tiempo necesario para encontrar un documento. Además, con el uso de LumbreDocs no sólo elimina espacio, sino también papel.
- Seguridad y control: LumbreDocs ofrece un alto nivel de seguridad y control sobre los documentos. Los documentos se almacenan en un servidor seguro y se pueden configurar permisos de acceso para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a ellos a través de los roles y áreas que se le asigna a un usuario.
- Reducción de errores: LumbreDocs ayuda a reducir los errores al eliminar la necesidad de introducir información manualmente en varios sistemas. Los documentos digitales se pueden integrar con otros sistemas de la empresa, lo que garantiza que los datos se actualicen automáticamente en todos los sistemas.
- Mejora de la productividad: LumbreDocs mejora la productividad al permitir que los empleados accedan rápidamente a los documentos que necesitan. Los empleados no tienen que perder tiempo buscando documentos físicos, lo que les permite concentrarse en tareas más importantes.
- Facilita la colaboración: LumbreDocs permite a los empleados trabajar de manera colaborativa en tiempo real en los mismos documentos, lo que permite una mayor productividad y eficiencia.
Desventajas transformadas en Beneficios
- Costo: Poder implementar un sistema puede ser costoso. Para este caso, en Lumbredocs tenemos en cuenta el factor económico, pudiendo acceder a nuestro plan más accesible y económico.
- Dependencia de la tecnología: Un Gestor de Documentos Digitales depende de la tecnología para funcionar. En el caso que haya un fallo en el sistema, LumbreDocs permite tener un backup de toda la información al estar almacenada en la nube.
- Necesidad de capacitación: Es verdad que para manejar un sistema se necesita capacitación, en LumbreDocs les brindamos capacitación a nuestros clientes luego de la contratación del servicio con el fin de que manejen eficientemente sus documentos digitales.
- Privacidad y seguridad: LumbreDocs cuenta con un equipo especializado en Seguridad Informática que se encarga de brindar transparencia y seguridad, evitando pérdida de documentos y garantizando la confidencialidad de la información.
- Adaptación al cambio: Ante la implementación de LumbreDocs, puede que haya resistencia al cambio por parte de los empleados, y para estos casos LumbreDocs ofrece capacitaciones para el personal y un servicio de atención al cliente para brindar respuesta a todas las consultas generadas.
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“En resumen, el uso de un gestor de documentos digitales como LumbreDocs, sería una excelente opción para el área de recursos humanos en la digitalización de sus documentos, permitiendo una gestión más eficiente, segura y productiva de la información”.
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