Todavía muchas empresas se encuentran trabajando con documentos físicos, lo que ocasiona entre otras cosas acumulación de papel, generando residuos e impactando en forma dañina en el medio ambiente.
Con el paso de los Documentos Físicos a los Documentos Digitales, deja de existir el archivo de documentos, generando mayor espacio en la empresa con el fin de reducir los costos operativos y de traslado de información. Este cambio, mejora a su vez la eficiencia del personal, al encontrar fácilmente la información que necesitan para trabajar y haciendo que la documentación confidencial esté protegida de manera segura.
Por eso, consideramos conveniente destacar las ventajas que brinda una oficina sin papel, en donde ampliaremos en mayor medida algunos temas que hemos propuesto.
✅ Mejora la eficiencia en la gestión de documentos:
Como sabemos trabajar con documentos digitales, hace más fáciles y dinámicas nuestras tareas diarias al encontrar rápido acceso a los que se requiere. Por lo tanto;
- Al buscar un documento digital se pierde menos tiempo que un documento físico.
- La información es más accesible para todos los usuarios.
- Es fácil restringir el acceso a información confidencial.
- Se puede trabajar en forma remota teniendo acceso a los documentos en cualquier momento y lugar.
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Hay una mejor trazabilidad de la documentación: es más fácil trazar el origen de los documentos digitales al saber donde, cuando, y que paso con la documentación.
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✅ Mejora la Seguridad de la información:
- La seguridad de la información que se aloja en formato digital es superior a la seguridad que se archiva en formato físico
- Es más fácil establecer un sistema de acceso restringido a la información en formato digital
- Es más sencillo y menos costoso hacer copias de seguridad para que no se pierdan los archivos en caso de robo de datos.
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La información física está más expuesta a hurtos, incendios, inundaciones y goteras.
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✅ Reducción de Gastos:
- Trabajar con Documentos Digitales impacta en la reducción de costos. (se ahorra en papel y en el mantenimiento de impresoras)
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Se reducen en costos operativos y traslados de información en correo postal hacía empresas de otros países al tener todos acceso a una misma plataforma.
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- La reducción de espacio físico es una de las principales ventajas de una oficina sin papel.
- La Digitalización de Documentos permite archivar todo en la nube o en servidores privados de la empresa.
- El espacio dónde antes estaban archivados los documentos, se puede utilizar para ampliar algunos sectores de la empresa.
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En caso de no necesitar tanto espacio, podrían buscar una oficina más chica y ahorrar gastos de alquiler
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Sin dudas la Documentación Digital tiene muchos beneficios para las empresas, sumate a esta Transformación Digital
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Con LumbreDocs, tu empresa no solo va a poder reemplazar los documentos físicos por documentos digitales, sino que también va a poder generar workflows de aprobaciones y firmas entre usuarios internos y externos, como clientes o proveedores. Cada uno de ellos podrá firmar de manera electrónica o digital desde una PC, tablet o celular sin tener que descargarse ninguna aplicación en cualquier momento y lugar.
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